#16: Снижаем затраты на производство. Расчет амортизации ИТ-ресурсов компании

Анна Сергеева. Снижаем затраты на производство. Расчет амортизации ИТ-ресурсов компании // БИТ. Бизнес & информационные технологии. 2015. № 3. C. 58-63.

Как Alloy Navigator Express позволяет руководителям ИТ-отдела, финансового отдела и всей компании всегда иметь в распоряжении полную информацию обо всех ИТ-ресурсах, числящихся на балансе предприятия, их актуальном техническом состоянии, текущей стоимости и оставшемся сроке службы.

Опубликовано в разделе "IT-ресурсы"

Эта же статья на сайте журнала

Сколько должен стоить проект?

Часто фрилансеры, а также многие предприниматели в начале работы над новым проектом задаются вопросом: сколько должен стоить тот или иной конкретный проект, за который они берутся? Здесь, безусловно, важными составляющими будут оценка собственного труда на разработку, оплата работы наемных сотрудников и субподрядчиков, если они есть, а также затраты на рекламу и продвижение и так далее.

Не забываем об учете затрат на поддержку клиентов, гарантийное обслуживание и сопровождение производимого продукта.

Однако порой слишком мало внимания уделяется учету стоимости средств производства. Но ведь для масштабного проекта их может потребоваться не так уж мало. А в случае долгосрочного проекта необходимо помнить об их поддержании в рабочем состоянии, ремонте и своевременном обновлении.

Значит, чтобы подобные затраты не сказывались на прибыли компании, необходимо заранее предусмотреть их возмещение. Другими словами, стоимость ресурсов должна постепенно переноситься на стоимость производимой сих помощью продукции.

Суть амортизации, и как ее посчитать

Называется такой процесс амортизацией и означает планомерный перенос стоимости средств труда по мере их износа на производимый с их использованием продукт. Другими словами, амортизация является денежным выражением морального и физического износа основных средств производства [1]. Соответственно сумма амортизации, начисленная за весь период функционирования средств труда, должна быть равной их восстановительной (то есть первоначальной) стоимости.

И, чтобы износ учитывался равномерно и просто, каждый месяц средства производства немного удешевляют, пока через несколько лет их стоимость не сведется к нулю. Так, стоимость активов постоянно уменьшается на небольшую сумму и одновременно на ровно такую же сумму увеличиваются и расходы компании.

В различных областях производства для расчета амортизации применяются те или иные, наиболее подходящие для работы, программные инструменты.

Как правило, среди финансовых работников распространены профильные инструменты бухучета, такие как БухСофт и 1С. Однако, они ориентированы только на денежные расчеты. А все данные о подотчетных активах в финансовый отдел поступают из ИТ-отдела, который для инвентаризации сети пользовался сторонними инструментами, или скриптами или, что не исключено, составлял бумажный список техники.

Зачастую результаты инвентаризации, переданные из ИТ-отдела в финансовый отдел, в базу подотчетных активов вносятся однократно и вручную. Таким образом, тратятся дополнительные усилия и время работников. И отсутствует возможность отслеживать текущее техническое состояние активов.

Не стоит упускать из вида и тот факт, что финансовые специалисты не являются специалистами в области вычислительной техники. А значит, повышается вероятность внесения неточных данных об активах. И, что очень немаловажно, велика вероятность оставить без внимания определенный процент единиц техники.

Но, раз уж расходовать бюджет компании на рабочее ПО, то лучше иметь такой инструмент, который способен решать поставленные задачи в наибольшем объеме. При этом, предпочтителен будет единый инструмент (по сравнению с адаптацией, настройкой и проверкой корректности совместной работы нескольких разных программ: одна проводит инвентаризацию сети, другая проводит расчет амортизации, третья формирует отчеты и т. д.). И желательно, чтобы приобретение такого ПО не стало самой весомой строкой расходов для компании.

В настоящее время на рынке представлен ряд инструментов, которые сочетают в себе возможности и инвентаризации активов, и расчета их амортизации в автоматическом режиме.

С помощью одних можно выполнять расчет амортизации на уровне производимых компанией продуктов (Product Level Depreciation). В таком случае, для расчетов формируется конфигурация с учетом всех активов, задействованных при создании и сопровождении производимого продукта.

Другие же ориентированы на расчет амортизации на уровне активов, которые числятся на балансе организации (Asset Level Depreciation). Здесь уже формируется конфигурация с учетом износа конкретных активов и их компонентов.

Есть и такие инструменты, которые способны решать оба типа задач в той или иной сфере деятельности компании.

Так, например, в числе средств, достаточно широко используемых для расчета амортизации компьютерной техники, можно привести такие как Asset Manager от HP, Alloy Navigator Express от Alloy Software, AssetExplorer от ManageEngine и другие.

Они являются приближенными аналогами по объему поддерживаемых функций, решаемых задач и стоимости. Так что выбор в пользу конкретного продукта остается на усмотрение читателя. В данной статье рассмотрим подробнее возможности Alloy Navigator Express. [2]

Возможности Alloy Navigator Express

Alloy Navigator Express – это профессиональный инструмент автоматизации бизнес-процессов предприятий. Он поддерживает достаточно широкий спектр сфер применения, среди которых:

• управление ИТ-активами предприятий (включает инструменты инвентаризации компьютеров и ПО, контроля ПО на соответствие лицензиям);

• учет компьютерной техники как материальных средств производства.

Ценно, что и то, и другое выполняется в рамках одного приложения. А значит, по сравнению с большинством распространенных программ учета матсредств, Alloy Navigator Express имеет весомое преимущество.

Используя Alloy Navigator Express, вовсе нет необходимости каждый раз заводить данные об ИТ-ресурсах в базу вручную. Эти данные попадают в базу автоматически по результатам инвентаризации компьютерной сети предприятия, которую выполняет само же приложение.

При регулярной синхронизации этих данных (автоматической и настраиваемой) руководители ИТ-отдела, финансового отдела и всей компании могут всегда иметь в распоряжении полную информацию обо всех ИТ-ресурсах, числящихся на балансе предприятия, их актуальном техническом состоянии, текущей стоимости и оставшемся сроке службы.

Но поговорим обо всем по порядку. Рассмотрим структуру приложения и принципы взаимодействия его компонентов. Покажем, как результаты инвентаризации преобразуются к виду объектов для финансовой подотчетности. Приведем немного теории расчета амортизации по различным методам, а затем перейдем к практике и рассмотрим несколько конкретных примеров.

Структура приложения

Для решения рассматриваемых задач, Alloy Navigator Express включает следующие компоненты:

• Alloy Discovery Express: интегрированный инструмент сетевой инвентаризации;

• Alloy Navigator Express Main Console: главная консоль приложения, через которую возможно выполнение финансового учета активов (компьютерной техники);

• Automation Server: сервер автоматизации задач, исполняемых приложением, и взаимодействия его компонентов;

• единая база данных для хранения всех собранных данных по сетевой инвентаризации и связанных с ними материальных расчетов (поддерживается работа с базами MSSQL всех современных версий).

Alloy Discovery Express для сетевой инвентаризации ИТ-ресурсов

С помощью этого интегрированного инструмента легко выполняется детальная инвентаризация всей вычислительной техники, находящейся в сети (рис. 1). При этом отсутствует необходимость установки каких-либо программных аудит-агентов на удаленные компьютеры или в изменении их конфигурации.

Рис. 1. Результаты инвентаризации корпоративной сети в Alloy Discovery Express.

Alloy Discovery Express поддерживает большой ряд разноплановых методов аудита. Их применение гарантирует получение максимально полных данных об ИТ-ресурсах, а также и обо всех изменениях в их программной и аппаратной конфигурации [3].

Поддерживается удаленный аудит: рабочих машин под управлением Windows (от 2000 и выше), Mac OS (от 10.3), Linux (большинство популярных, таких как Debian/Ubuntu, Slackware/SUSE, RedHat/Fedora), гипервизоров и виртуальных машин (работающих на платформах VMware ESX и ESXi, Xen и Citrix XenServer, Microsoft Hyper‐V), серверов, а также сетевых устройств (SNMP v1, v2c и v3).

Результаты аудита компьютера в корпоративной сети представлены на рис. 2.

Рис. 2. Детальная информация по аудиту компьютера в Alloy Discovery Express.

Аудит полностью выполняется в реальном времени, и при этом выполняется регулярная синхронизация всей собранной информации с данными в Alloy Navigator Express.

Automation Server для синхронизации данных

Этот компонент является специальным Windows-сервисом, который применяется для автоматизированного запуска различных задач приложения.

Для Alloy Discovery Express:

• обнаружение компьютеров и сетевых устройств;

• аудит компьютеров;

• сбор данных от сетевых устройств по протоколу SNMP;

• проверка изменений конфигурации знакомых объектов в сети;

• импорт данных аудита с портативных медиа-устройств;

• обнаружение ПО, установленного на компьютерах, и пополнение каталога известных программных продуктов;

• регулярный запуск автоматической сетевой инвентаризации по расписанию.

Для Alloy Navigator Express:

• импорт данных о результатах инвентаризации из Alloy Discovery Express в объекты, представленные в Alloy Navigator Express, а также синхронизация работы компонентов;

• запуск задач создания отчетов по плановому расписанию.

Также для обоих компонентов сервер автоматизации выполняет ведение журналов всех событий.

Для доступа к серверу автоматизации в приложении реализована консоль управления, Automation Server Manager (рис. 3).

Рис. 3. Консоль управления сервером автоматизации задач.

Она позволяет запускать, перезапускать и приостанавливать работу сервера, а также управлять аккаунтами запуска задач сервера и доступа к базе данных приложения.

В результате работы сервера, данные об инвентаризации из Alloy Discovery Express импортируются в объекты, используемые в Alloy Navigator Express, для расчета материальных затрат.

Alloy Navigator Express для расчета амортизации ИТ-активов

В пакете Alloy Navigator Express поддерживаются специальные типы объектов, подходящие для каждого подотчетного ИТ-актива, будь то компьютер (Computer), сетевое оборудование (Inventory Item) или лицензия на установленное ПО (Software License) (рис. 4).

Рис. 4. ИТ-активы в консоли Alloy Navigator Express.

При этом, как упоминалось ранее, нет необходимости создавать такие объекты каждый раз вручную, поскольку сервер автоматизации выполняет импорт всех необходимых данных непосредственно из результатов сетевой инвентаризации.

В частности, на рис. 5 представлен объект, полученный путем импорта данных аудита из Alloy Discovery Express, приведенных на рис. 2.

Рис. 5. Карточка компьютера в Alloy Navigator Express (данные импортированы из Alloy Discovery Express).

Теперь, когда общие данные о подотчетных активах получены, перейдем к обсуждению финансовых вопросов.

В Alloy Navigator Express для активов каждого типа (компьютеры, сетевое оборудование и лицензии на ПО), для расчета амортизации на форме-карточке объекта предусмотрена специальная команда меню вида “Print > Asset Depreciation Schedule” (рис. 6).

Рис. 6. Финансовые данные об ИТ-активе в Alloy Navigator Express.

Ее вызов запускает встроенный отчет, который отображает полный расчет амортизации для конкретного актива.

Представленные в отчете результаты вычислений амортизации могут быть экспортированы в удобный формат (PDF, MS Word, MS Excel), и в качестве официальных документов размещены на внутренних сетевых ресурсах компании, распечатаны, предоставлены руководству для отчета с текущей ситуации на предприятии и принятия управленческих решений.

Поддерживаемые методы расчета амортизации

В Alloy Navigator Express реализован расчет амортизации ИТ-ресурсов с применением всех наиболее широко применяемых в настоящее время методов [4]:

• Метод пропорционального списания стоимости (Straight Line Method);

• Метод снижения балансовой стоимости (Declining Balance Method);

• Метод двойного уменьшения остатка (Double Declining Method);

• Кумулятивный метод амортизации (Sum-of-Years Digit Method).

Ознакомимся с ними кратко, а затем приведем некоторые примеры расчетов.

Straight Line Method

Начнем, пожалуй, с этого метода, поскольку вычисления здесь наиболее простые и понятные. Соответственно, и в использовании он наиболее распространен.

Расчет амортизации активов по методу пропорционального списания стоимости производится по следующей формуле:

Амортизация = (Закупочная_стоимость - Ликвидационная_стоимость) / Срок_эксплуатации

Наиболее целесообразно его применение для таких активов, где ведущим фактором ограничения срока службы является время использования актива, а не его моральное устаревание.

Declining Balance Method

Применение метода снижения балансовой стоимости позволяет вычислить амортизацию активов следующим образом:

Амортизация = Балансовая_стоимость x Норма_амортизации

где:

Балансовая_стоимость = Закупочная_стоимость - Накопленная_амортизация

и, при 150% снижении балансовой стоимости,

Норма_амортизации в год = 150% / Срок_эксплуатации

Обратим внимание, что при использовании данного метода полностью списать закупочную стоимость за время эксплуатации не удается. Такова уж здесь специфика расчетов.

И все же, несмотря на это, метод широко используется, поскольку дает возможность максимально списывать амортизационную стоимость в самые первые годы использования актива. Это означает, что компания сможет возмещать затраты на приобретение активов наиболее эффективным способом.

Double Declining Method

По методу двойного уменьшения остатка амортизация рассчитывается по аналогии с предыдущим методом, а именно:

Амортизация = Балансовая_стоимость x Норма_амортизации

где:

Балансовая_стоимость = Закупочная_стоимость - Накопленная_амортизация

и, при 200% снижении стоимости,

Норма_амортизации в год = 200% / Срок_эксплуатации

В данном методе предусмотрен повышенный коэффициент амортизации, и подойдет он для тех активов, затраты на которые необходимо вернуть как можно раньше.

Sum-of-Years Digit Method

Еще один подход к вычислению — применение кумулятивного метода амортизации активов.

Суть его действия приблизительно такая же, как и у метода снижения балансовой стоимости, но он дает дополнительную возможность списания всей стоимости актива, без остатка.

Расчеты здесь выполняются по следующему принципу.

Амортизационные_расходы = (Закупочная_стоимость - Ликвидационная_стоимость) x Кумулятивный_коэффициент

Где кумулятивный коэффициент составит за первый год:

= n / (1+2+3+...+ n)

За второй год:

= (n-1) / (1+2+3+...+ n)

И так далее, вплоть до последнего года, где он составит:

= 1 / (1+2+3+...+ n)

Практический пример

Теперь, ознакомившись с основными принципами расчетов амортизации активов с применением различных методов, предлагаю перейти к практическим примерам.

Попробуем средствами пакета Alloy Navigator Express рассчитать амортизацию одного и того же оборудования, за один и тот же интервал времени, но применяя разные, рассмотренные ранее и уже знакомые методы. Проследим за ходом расчетов в каждом случае и сравним полученные результаты.

Рассмотрим вот такой компьютер (исходные данные приведены в табл. 1 и на рис. 6).

Таблица 1. Характеристики подотчетного компьютера.

Параметр для расчета	Параметр объекта Computer	Значение
Дата закупки	Purchase Date	1 января 2015
Количество единиц актива	Qty	1 шт.
Закупочная цена за единицу	Unit Cost	110,000р.
Закупочная стоимость	Price	110,000р.
Ликвидационная стоимость	Salvage Value	20,000р.
Срок эксплуатации	Lifespan	5 лет (или 60 месяцев)
Метод амортизации	Depreciation Method	варьируется
Last Depreciation	Дата последнего расчета амортизации	устанавливается в момент расчета
Current Value	Стоимость на момент последнего расчета	вычисляется

Вот как выглядит его амортизация, рассчитанная с помощью Alloy Navigator Express по методу пропорционального списания стоимости (Straight Line Depreciation). Ход расчетов представлен в таблице 2, а результаты - на рисунке 7.

Таблица 2. Последовательность расчетов амортизации по методу Straight Line Depreciation.

Год	Балансовая стоимость на начало года	Амортизационные расходы	Накопленная амортизация	Балансовая стоимость на конец года
2015	110,000р.	18,000р.	18,000р.	92,000р.
2016	92,000р.	18,000р.	36,000р.	74,000р.
2017	74,000р.	18,000р.	54,000р.	56,000р.
2018	56,000р.	18,000р.	72,000р.	38,000р.
2019	38,000р.	18,000р.	90,000р.	20,000р.
Итого		90,000р.

Рис. 7. Расчет амортизации в Alloy Navigator Express по методу Straight Line Depreciation.

Отчет содержит краткое описание актива (такие как имя, модель, владелец и т.д.), исходные данные, использованные для расчета амортизации, и сами результаты расчета на полный период эксплуатации.

Как видим, полный объем расходов на амортизацию начисляется равными частями на протяжении всего срока эксплуатации компьютера.

На рисунке 8 и в таблице 3 — расчеты амортизации того же компьютера по методу снижения балансовой стоимости (150% Declining Balance Depreciation).

Рис. 8. Расчет амортизации в Alloy Navigator Express по методу 150% Declining Balance Depreciation.

Таблица 3. Последовательность расчетов амортизации по методу 150% Declining Balance Depreciation.

Год	Балансовая стоимость на начало года	Норма амортизации	Амортизационные расходы	Накопленная амортизация	Балансовая стоимость на конец года
2015	110,000р.	1/5 x 150% = 30%	33,000р.	33,000р.	77,000р.
2016	77,000р.	30%	23,100р.	56,100р.	53,900р.
2017	53,900р.	30%	16,170р.	72,270р.	37,730р.
2018	37,730р.	30%	11,319р.	83,589р.	26,411р.
2019	26,411р.	30%	6,411р.	90,000р.	20,000р.
Итого			90,000р.

Из вычислений видно, что полностью списать закупочную стоимость за время эксплуатации не удастся (как упоминалось в теоретическом разделе). К концу 2018 года останется дельта равная 6,411р., а амортизация актива сможет завершиться только после окончания срока эксплуатации, к 2019 году, ведь только тогда балансовая стоимость сравняется с ликвидационной.

На рисунке 9 приведены результаты расчета амортизации по методу двойного уменьшения остатка (Double Declining Balance Depreciation), а ход расчетов показан в таблице 4.

Рис. 9. Расчет амортизации в Alloy Navigator Express по методу Double Declining Balance Depreciation.

Таблица 4. Последовательность расчетов амортизации по методу Double Declining Balance Depreciation.

Год	Балансовая стоимость на начало года	Норма амортизации	Амортизационные расходы	Накопленная амортизация	Балансовая стоимость на конец года
2015	110,000р.	1/5 x 200% = 40%	44,000р.	44,000р.	66,000р.
2016	66,000р.	40%	26,400р.	70,400р.	39,600р.
2017	39,600р.	40%	15,840р.	86,240р.	23,760р.
2018	23,760р.	40%	3,760р.	90,000р.	20,000р.
2019	20,000р.	40%	-	90,000р.	20,000р.
Итого			90,000р.

Здесь амортизация завершается досрочно, поскольку накопленная амортизация достигает своего предела к концу 2018 года. Это и понятно: в начале эксплуатации суммы отчислений были большими, зато впоследствии значительно снизились и вообще сошлись на нет. А значит, если предприятие имеет возможность применять к каким-либо активам такую интенсивную амортизацию на деле, то вернет затраты на их закупку гораздо раньше.

На рисунке 10 и в таблице 5 — расчет для того же самого компьютера, но теперь по кумулятивному методу амортизации (Sum-of-Years Digit Depreciation).

Рис. 10. Расчет амортизации в Alloy Navigator Express по методу Sum-of-Years Digit Depreciation.

Таблица 5. Последовательность расчетов амортизации по методу Sum-of-Years Digit Depreciation.

Год	Балансовая стоимость на начало года	n	Амортизационные расходы	Расчет амортизации	Накопленная амортизация	Балансовая стоимость на конец года
2015	110,000р.	5	30,000р.	=(110,000р. - 20,000р.) x 5/(1+2+3+4+5)	30,000р.	80,000р.
2016	80,000р.	4	24,000р.	=(110,000р. - 20,000р.) x 4/15	54,000р.	56,000р.
2017	56,000р.	3	18,000р.	=(110,000р. - 20,000р.) x 3/15	72,000р.	38,000р.
2018	38,000р.	2	12,000р.	=(110,000р. - 20,000р.) x 2/15	84,000р.	26,000р.
2019	26,000р.	1	6,000р.	=(110,000р. - 20,000р.) x 1/15	90,000р.	20,000р.
Итого		15	90,000р.

Как видно из расчетов, затраты на амортизацию покрываются полностью и ровно в положенный срок. При этом, сам объем затрат со временем значительно снижается.

Подведение итогов

Применение амортизации позволяет компаниям возмещать затраты на приобретение средств производства выпускаемой ими продукции.

Мы показали, как с помощью программного инструмента Alloy Navigator Express можно рассчитывать амортизацию ИТ-ресурсов всеми наиболее распространенными способами, показав особенности и преимущества каждого из них.

Весьма существенный факт, что функциональные возможности Alloy Navigator Express позволяют выполнять регулярную сетевую инвентаризацию (аудит) всех ИТ-ресурсов предприятия, сохранять и обновлять данные обо всех имеющихся компьютерах, сетевом оборудовании, установленном ПО и платных лицензиях. Тут же вычислять амортизацию этих активов любым, наиболее удобным, из перечисленных способов и автоматически формировать корпоративную документацию: информативные отчеты о результатах проделанной работы. И все это — в рамках одного приложения.

Такой подход позволяет иметь достаточно полную и достоверную картину имеющейся ситуации: какие активы имеются в наличии, в каком техническом состоянии они находятся, насколько современен или устарел тот или иной актив, его стоимость на текущий момент и сумма возмещенных затрат на его приобретение.

Это значит, что руководство компании получает хорошую возможность улучшить осведомленность о наличии и состоянии производственных ИТ-активов, повысить оперативность работы подразделений, более точно рассчитывать стоимость выполняемых проектов, а значит и более внимательно заботиться о своей прибыли.

Литература

1. Герасименко А. Финансовая отчетность для руководителей и начинающих специалистов. — М.: «Альпина Паблишер», 2011. — 440 с.

2. О программном пакете Alloy Navigator Express - http://www.alloysoftware.ru/anx/

3. Анна Сергеева. Инвентаризация ИТ-ресурсов как шаг к информационной безопасности предприятий // Защита информации. Инсайд. 2015. № 2.

4. Горфинкель В. Экономика предприятия. – М.: «Юнити-Дана», 2013. — 664 с.